Extrato bancário e contabilidade: como resolver diferenças

Reúna todas as contas utilizadas

Uma empresa pode receber através de várias contas, cartões ou intermediários de pagamento. Prepare uma lista completa, indicando a função de cada canal. Uma conta pouco utilizada também pode conter comissões, transferências ou operações que precisam de ser identificadas.

O objetivo não é entregar palavras-passe ao gabinete. Combine um método seguro de partilha dos extratos e relatórios necessários. A lista deve indicar os períodos disponíveis, a moeda de cada conta e a pessoa que consegue obter documentos adicionais quando existe uma dúvida.

Procure a operação por trás de cada linha

Uma linha bancária confirma uma entrada ou saída de dinheiro, mas nem sempre identifica a fatura associada. Uma referência abreviada pode corresponder a um cliente, a um empréstimo ou a uma transferência entre contas da própria empresa. Anote a explicação que conhece sem forçar uma classificação.

Quando não reconhece o movimento, registe-o como ponto por esclarecer. Resolver a origem cedo é mais fácil do que meses depois. Inclua também depósitos, comissões, reembolsos e pagamentos com vários documentos associados, pois são situações em que a correspondência deixa de ser direta.

Evite contar transferências internas como atividade

Mover dinheiro entre duas contas da empresa não representa, por si só, uma nova venda. Identifique os dois lados da transferência para que o gabinete possa relacioná-los. O mesmo cuidado é útil quando se transfere um saldo de uma solução de pagamento para a conta bancária principal.

Peça os relatórios de detalhe dos intermediários quando os valores chegam líquidos de comissões ou agregam várias vendas. O total depositado pode não coincidir com o total faturado, e essa diferença não deve ser resolvida por uma alteração arbitrária das vendas.

Crie uma lista de diferenças a acompanhar

Uma boa lista indica a data, o valor, a conta, a explicação conhecida e a ação seguinte. Separe documentos em falta de simples questões de identificação. A prioridade é remover as pendências que impedem o profissional de compreender a operação, mantendo um histórico das respostas.

Depois de enviar os elementos, confirme quais os pontos resolvidos. Não transforme a sua folha de controlo num substituto da contabilidade: é um instrumento de comunicação. Na reunião periódica, pergunte se existem diferenças antigas e que medidas de organização poderiam reduzir a sua repetição.

Siga um depósito agregado

Um exercício útil consiste em escolher um depósito bancário que reúna várias vendas. Procure o relatório de origem e identifique quais as operações incluídas, quais os encargos descontados e que período cobre. Verifique se o total pode ser explicado sem alterar qualquer documento. Se não conseguir, anote exatamente a informação que falta e peça-a à pessoa responsável pelo canal de recebimento. O resultado deve ser uma correspondência documentada, e não uma diferença escondida numa categoria genérica. Repita o exercício com uma transferência entre contas próprias para confirmar que os dois movimentos estão identificados. Estas operações são bons testes do circuito porque obrigam a distinguir a realidade comercial da forma como o dinheiro aparece no extrato.